Succes met je beursdeelname, een ABC’tje

 

Het behalen van een optimaal succes bij een beursdeelname is misschien geen ABC’tje, maar het is ook zeker geen hogere wiskunde. Bepaal vooraf heldere doelenstelling(en) en bedenk hoe je deze het beste kunt bereiken. Niet alleen haal je dan meer succes uit een beurs, je zult zien dat het ook veel leuker wordt.

Hierbij geef ik enkele tips die je als leidraad kunt gebruiken wanneer je nadenkt over een beursdeelname:

A. Alle doelstellingen op een rijtje zetten

Bepaal niet alleen je beursdoelstelling(en), maar maak ze ook meetbaar. Vanzelfsprekend dienen de doelstellingen realistisch te zijn.

Maak tijd vrij voor een goede planning en organisatie van de beurs en onderzoek de volgende zaken:
• Wie zijn precies de bezoekers van de beurs?
• Waar hebben ze behoefte aan en wat willen ze?
• Hoe en waarvoor zijn ze enthousiast te krijgen?

Bedenk daarna een strategie om de geplande doelstellingen te behalen:
• Hoe groot moet de stand zijn?
• Wat gaan we presenteren?
• Wie gaan de stand bemannen?
• Welke activiteiten/publiekstrekkers plannen we op de stand?

Denk ook eens aan de doelstellingen van je netwerk. Verkoop je bijvoorbeeld meerdere merken en producten? Een gezamenlijke presentatie kunnen met bijvoorbeeld leveranciers kunnen de kosten verlagen.

B. Bepaal je Presentatie

Wat je ook doet, zorg in ieder geval voor “leven” op de stand. Voeg op allerlei manieren interactiviteit toe. Mensen willen ‘doen’. Zorg ervoor dat bezoekers je product kunnen voelen, bedienen of vast houden en je dienst kunnen ervaren of zien.

Val op met de beursstand bij de bezoekers bijvoorbeeld door:
• Beeld en geluid;
• Introduceer iets nieuws;
• Bedenk een ludieke actie;
• Organiseer een prijsvraag voor standbezoekers;
• Organiseer een spel/wedstrijd in je stand;
• Mocht je product zich hiervoor lenen, dan kan een mooie beursaanbieding zorgen voor een extra aandacht.

Opvallen kan ook buiten de stand door iets zeer opvallends te sponsoren tijdens de beurs.
Deel iets uit als een gadget of goodiebag, maar bedenk wel dat het iets moet toevoegen aan je product of dienst en de medewerkers in je stand moeten er iets mee kunnen. Gedachteloos cadeautjes uitdelen heeft weinig zin; je trekt er slechts de aandacht van de ‘graaiers’ mee. De ontvanger doelgericht aanspreken, daar gaat het om.

Opvolgen is ook erg belangrijk. Bijvoorbeeld het uitbrengen van een offerte, vervolggesprek, etc. En niet onbelangrijk; Kom je beloftes altijd na! Wanneer je zegt dat je iets zult toesturen of zult bellen, doe dat dan ook.

Sluit je stand nooit voortijdig af en werk de rustigste/laatste dag extra alert. Deze momenten zijn juist heel kansrijk gebleken voor de standhouders die de bezoekers dan met enthousiasme benaderen. Daarnaast is het aan te raden om ook eens voor de opening van de beurs met andere standhouders te praten / netwerken.

C. Communicatie is het have werk!

Het lijkt een vanzelfsprekendheid, maar veel organisaties gaan voorbij aan een communicatiebeleid rondom een beursdeelname. En dat terwijl dit aantoonbaar meer rendement geeft en veelal weinig tot geen investering vergt. Communiceer naar buiten waar jij te vinden bent!

• Creëer bijvoorbeeld een (landings)pagina op je website
• Maak handig gebruik van social media om opvallende zaken van uw deelname aan te kondigen.
• Geef kaarten weg aan je netwerk en attendeer vaste klanten per e-mail of brief op een interessante ‘beurs only’ actie.
• Kondig je beursdeelame aan in opvallende mailings, die echt uitnodigen om gelezen te worden.
• Presenteer nieuws op de beurs en breng de (vak)pers hier vooraf van op de hoogte.
• Stuur een briefkaartje naar klanten en prospects en stel ze een cadeautje in het vooruitzicht. Voeg je standnummer en adresgegevens toe aan alle uitgaande brieven en e-mails.
• Stuur een e-mail nieuwsbrief over de beurs en de hoogtepunten naar (een relevant segment) van je adreslijst.

D. De bemanning

Dit is het meest belangrijke onderdeel van een beursdeelname. Zorg er dus voor dat de juiste mensen op de stand staan. Maak alleen gebruik van medewerkers die het werk echt leuk vinden en die makkelijk contact maken. Zorg voor een actieve houding. Ga dus niet zitten in de stand, maar blijf staan en stel je toegankelijk op. Zorg dat standmedewerkers de producten of diensten volledig kennen. Steek daar ook tijd in. Lach en straal plezier uit, enthousiasme werkt aanstekelijk.

Denk vooraf na over het aanspreken van bezoekers en houdt daarbij ook een einddoel in het achterhoofd. Bouw het gesprek slim op, maar denk aan de 80/20 regel; 80% luisteren en 20% praten. Een vooraf opgemaakt (lead)formulier kan heel handig zijn om structuur aan te brengen, gegevens te noteren en (achteraf) aantekeningen te maken.

E. Eerste contact met de bezoeker

Het eerste contact leggen is vaak het moeilijkst. Dit wordt een stuk makkelijker door open vragen te stellen. Train medewerkers op het stellen van open vragen en het voeren van effectieve verkoopgesprekken. Achterhaal daaropvolgend wie de klant is, wat zijn de problemen van de klant? Waar liggen je kansen? Vertaal de problemen van de klant in een concrete oplossing die je kunt bieden. Biedt je bezoekers iets te drinken aan, maar denk ook eens aan een extra geurelement door bijvoorbeeld vers gebakken koekjes.

Geef niet alleen een folder of brochure weg, maar noteer ook contactgegevens en zeg dat je aanvullende informatie mailt of opstuurt. Maak duidelijke afspraken hoe je het gesprek zult opvolgen. Bijvoorbeeld het uitbrengen van een offerte, vervolggesprek, etc. En niet onbelangrijk; Kom je beloftes altijd na! Wanneer je zegt dat je iets zult toesturen of zult bellen, doe dat dan ook.

Sluit je stand nooit voortijdig af en werk de rustigste/laatste dag extra alert. Deze momenten zijn juist heel kansrijk gebleken voor de standhouders die de bezoekers dan met enthousiasme benaderen. Daarnaast is het aan te raden om ook eens voor de opening van de beurs met andere standhouders te praten / netwerken.

F. Financiële doelen en meetbare targets

Keiharde doelen motieveren je standbemanning. Toch deinzen de meeste ervoor terug. Waarom leggen we niet graag tagets op? Het is zeker confronterend, maar je wilt toch leads generen? Je wilt toch resultaat? En je wilt na de beurs toch kunnen bepalen of het succesvol is geweest en of het voor herhalingvatbaar is?

Het is belangrijk dat je de standbemanning betrekt bij het bepalen van je targets, zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is en kunnen jullie als een team aan de slag tijdens de beursdagen.

Denk na over wanneer jij een beurs als succesvol beschouwd en hoeveel leads je binnen zou kunnen halen. Het is wel vanzelfsprekend dat je targets realistich moeten zijn, maak dus een notitie van je verwachtingen bespreek ze met je team en evalueer de resultaten na de beurs. Hoeveel serieuze leads heb je gegenereerd? En met wie heb je afgesproken na de beurs nog even contact op te nemen? Denk aan een afspraak, telefonisch contact of het toesturen van de juiste documentatie.

Maak een berekening

Bijvoobeeld: Stel, je staat 3 dagen op een beurs met twee medewerkers op de stand. Het aantal effectieve beursuren per dag bedraagt zes uur. Dat is 3 x 6 uren = 18 uren x 2 standbemanningsleden = 32 beursuren. Slaag je er in twee leads per uur te generen, dan levert dat in drie dagen tijd dus 64 leads op. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen zonder beurs.

G. Goede vragen stellen

Welke bezoekers zijn voor jou interessant? Beschrijf dit samen met je team. Bijvoorbeeld: Wij richtens ons op mantelzorgers of HR- managers van bedrijven in de zorg of ouderen boven de 60 die bewust gezond willen leven.
Zodra je de doelgroep duidelijk in beeld hebt kun je een script samenstellen die je helpt te bepalen of een bezoeker interessant is. Als je bijvoorbeeld een hoveniersbedrijf hebt kan een script er zo uit zien:

– Goedemiddag, wat brengt u hier?
– Waar woont u?
– Heeft u een tuin?
– Zou onderhoudsvrij gras niet een uitkomst voor u zijn? Wilt u daarvoor onze kortingscode ontvangen?

Ook wanneer de bezoeker interessant is houdt je het gesprek kort maar krachtig. Stel gerichte vragen. Vraag of de bezoeker gegevens wil achter laten zodat jij de juiste informatie/ kortingscode etc. kan nasturen.

H.  Help elkaar met een takenpakket

Waarom je op de beurs staat is nu duidelijk. En naast het doel heb je nu ook een plan hoe je de bezoeker gaat prikkelen met jouw verhaal. Werk dit nu uit in een beursplan. Inclusief acties en taken van het team. Zorg ervoor dat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Voor een goede uitvoering is het belangrijk dat ieder teamlid goed weet wat hij of zij moet doen zodat de acties ook goed uitgevoerd kunnen worden. Laat iedereen dus wat doen wij hij/zij zich comfortabel bij voelt. Help elkaar duidelijk te maken wat ieder zijn taken zijn en welke acties hij of zij moet ondernemen door middel van een rollenspel. Zo kun je verschillende situaties oefenen en later op de beurs herkennen en hier goed op inspelen. Vergeet niet dat iedereen even moet wennen tijdens de beursdagen en geef elkaar hier ook de ruimte voor.

I. Idee! nodig prospects en klanten uit!

Nodig vooraf actief je klanten en prospects uit. Verleid ze om te komen, beloof ze iets speciaals. Spreek het liefst een vaste tijd af.
Dit is je kans om te laten zien wat jij als bedrijf te bieden hebt voor je prospects. Ontmoet ze en ga het gesprek met ze aan, persoonlijk contact en vertrouwen is waardevol en dat zul je later in de cijfers terug zien. Wanneer je een vaste tijd afspreekt ben je er van verzekerd van een gesprek en kun jij tussen de drukte door even tijd maken voor deze belangrijke doelgroep.

Nodig bestaande klanten uit om contacten op te pakken en nieuwe innovaties te laten zien.

J. Je Follow-up

Bereidt je follow-up altijd van tevoren voor. Zo kun je al snel na de beurs aan de slag met de opvolging. Vergeet de mensen die stand hebben bezocht niet te bedanken. Wij adviseren je binnen één week de belangrijkste contacten op te volgen. Het is handig hier een planning voor te maken en onder te verdelen in, bellen of bezoeken.

Maak van te voren brieven, belscrips, offerteteksten en aanbiedingen klaar. Tijdens de beursdagen heb je het daar veel te druk voor. Zorg er wel voor dat je ruimte laat in het belscript voor eigen inbreng.

Zorg dat je gestuurde brief niet meteen in de prullenbak belandt! Val op door middel van een mooie opvallende envelop of pak het op een andere unieke manier in.

En als allerlaatste willen we je meegeven dat het belangrijk is, een persoonlijke nood in je follow-up te verwerken. Verwijs bijvoorbeeld naar de afgelopen beursdagen en stuur gewenste informatie. Een beursdeelname zonder follow-up heeft geen zin. Het is net zo belangrijk als alle voorbereidingen die je hebt gedaan.